Como desenvolver uma Pesquisa de Clima eficaz

Introdução

Clima Organizacional refere-se ao impacto do contexto profissional que as pessoas vivenciam em seu trabalho. Alguns exemplos: as condições físicas em uma fábrica que ocasionam altos índices de falta ao trabalho. Ou a relação de uma equipe com seu gestor que leva alguns profissionais da equipe a pedirem demissão.

Parte da maneira como as pessoas se comportam no trabalho é fruto de sua interação com a empresa. A outra parte que interfere na relação entre empresa e profissionais é a história de vida de cada pessoa e da empresa: quais são os seus valores, princípios e crenças.

Com histórias e motivações diferentes, sabemos que não é possível agradar a todos e em tudo! É possível identificar alguns aspectos que sejam comuns entre pessoas e empresa, de forma que o ambiente profissional seja adequado para se trabalhar.

Porém, não é possível a empresa se fundamentar em certas situações para fazer melhorias. É necessário ter algumas métricas e que gerem ações concretas, de forma que a melhoria seja “certeira”. Ou seja, que as ações traduzam estímulos que se relacionem com o comportamento das pessoas no trabalho.

Planeje o projeto da Pesquisa de Clima

Esta fase é o alicerce para que a Pesquisa de Clima se sustente. Comece pelo escopo do projeto: qual o objetivo do projeto, o que ele deve entregar para a empresa.

Ao definir o objetivo do projeto, leve em conta tudo o que precisa ser feito para que a Pesquisa de Clima aconteça: quais as ações que devem ser feitas, e que sejam possíveis de serem feitas,

Para desenhar as possíveis ações, você precisa pensar no perfil das pessoas que serão envolvidas no projeto: as pessoas sabem o que é Clima Organizacional? Elas sabem como funciona e para quê serve a Pesquisa de Clima Organizacional?

Além disso, pense no momento atual da empresa. Considere os principais fatores que podem impactar o projeto de forma positiva e negativa.

Defina os marcos do projeto, ou seja: as evidências que demonstrem a conclusão de cada etapa; eles também apontam possíveis ajustes que podem ser feitos na execução do projeto.

Planeje as técnicas para coleta e tabulação dos dados

Utilize técnicas que se adequem ao perfil da empresa e que não prejudiquem o projeto da Pesquisa de Clima.

Por exemplo: em setores onde será coletada a maior parte dos dados, o mais adequado é utilizar a técnica do questionário com questões objetivas.

A técnica do questionário com questões objetivas:

§ Facilita a coleta de dados: útil para levantar informações com grupos de profissionais acima de 20 pessoas; por exemplo: setores fabris, setores de vendas e telemarketing. Agiliza o tempo da aplicação do questionário, a tabulação e analise dos dados.

[if ppt]§[endif] Não fornece algumas informações em detalhes: como são questões que fornecem opções de respostas, não há espaço para as pessoas manifestarem de forma descritiva o seu ponto de vista.

[if ppt]§[endif] Para este questionário, recomenda-se algumas questões abertas para que as pessoas coloquem seu ponto de vista; é útil para complementar as análises dos dados.

O questionário com questões subjetivas ou abertas é o método mais completo para levantamento de informações.

Demanda mais tempo, pois recomenda-se a realização de entrevistas com cada profissional escolhido.

Geralmente as entrevistas são realizadas com profissionais que ocupam cargos-chave na organização e também os que ocupam cargos de gestão e liderança.

Para a tabulação dos dados, é possível realizá-la em planilha eletrônica do excell. Não há custos e é possível utilizar fórmulas para levantar informações com agilidade.

Também há opção de softwares para tabulação dos dados; a vantagem do software é que ele possibilita as pessoas responderem o questionário de forma online.

Além disso, alguns softwares tabulam e analisam os dados coletados.

Sugestões de softwares:

Sphinx (http://www.sphinxbrasil.com),

SPSS (http://www.spss.com)

MINITAB (http://www.minitabbrasil.com.br/).

Elabore o Questionário

Para elaborar o questionário, pense no objetivo de cada questão, o que cada questão busca identificar.

Elabore questões de acordo com a linguagem de seu público, de forma a facilitar a compreensão das mesmas.

Procure mesclar o questionário com questões objetivas e questões abertas. Considere as questões abertas como um para as pessoas descreverem as situações que são consideradas relevantes para a empresa conhecer.

Por exemplo: em uma questão o objetivo é identificar como as pessoas avaliam os relacionamentos entre setores. Neste caso, é necessário compreender, em detalhes, como estes relacionamentos funcionam na empresa?

Caso sim, trata-se de uma questão aberta. Caso não seja necessário, forneça uma escala de respostas.

Para que a escala de respostas não fique confusa, forneça 4 opções; por exemplo: Insatisfeito, Parcialmente satisfeito, Satisfeito, Totalmente satisfeito. Ou: Não concordo, Concordo parcialmente, Concordo, Concordo totalmente.

Caso seja necessário realizar entrevistas como forma para a coleta de dados, procure compreender a opinião da pessoa de forma livre, como ela pensa sobre determinado assunto.

Evite algumas perguntas como: “porque você acha que é necessário ter feedback na empresa?”; “O que você acha do seu líder?”.

Essas mesmas perguntas podem ser feitas assim: “Qual a importância do feedback na empresa?”; “Como você considera a atuação do seu líder?”.

Cronograma

Crie um cronograma que contemple todas as etapas do projeto: sempre com data de início e data de término para cada etapa.

Torne cada etapa clara para que as pessoas envolvidas no projeto entendam e se envolvam com cada passo a ser dado.

O horário para aplicar o questionário da pesquisa faz toda a diferença: Planeje a aplicação da pesquisa fora dos dias e horários de pico do setor.

Nunca se esqueça: considere no cronograma a tabulação e análise dos dados bem como o acompanhamento posterior das melhorias implementadas.

Defina com a empresa a melhor frequência de aplicação da pesquisa: semestral, anual ou bimestral.

Selecione os envolvidos no projeto

Nada sai do lugar se não envolvemos as outras pessoas. Cada envolvido deve ter o seu papel claro na Pesquisa de Clima.

Defina quem serão os patrocinadores do projeto, ou seja, quem são os principais apoiadores para a pesquisa de clima acontecer.

Feito isso, atue em conjunto com os patrocinadores para envolver os Diretores, Gestores e Líderes no projeto. Os patrocinadores reforçam a credibilidade do projeto e, consequentemente, contribuem para que os gestores da organização “assumam a bandeira” para que suas equipes participem.

Além disso, o apoio dos patrocinadores ajuda a consolidar o comprometimento dos gestores com o projeto da Pesquisa de Clima, pois os gestores serão o diferencial na gestão das melhorias na empresa.

Envolva os gestores no desenvolvimento do projeto: apresente à eles o status de cada etapa. Ao se sentirem envolvidos, eles irão te ajudar em qualquer dificuldade que possa surgir.

Delegue as atividades de aplicação, tabulação e análise dos dados; não deixe estas três responsabilidades apenas para uma pessoa. Enquanto uma mesma pessoa aplica a pesquisa e tabula os dados coletados, outra pessoa pode analisá-los.

Valide o questionário

Com os papéis definidos, nesta etapa os patrocinadores e gestores participam na validação do questionário: tanto de questões objetivas quanto de questões abertas.

É importante reforçar que sempre seja considerado o objetivo de cada questão, o que se busca identificar.

Após a validação do questionário, o próximo passo é aplicar a pesquisa com todos os profissionais da empresa.

Como priorizar as melhorias

Após analisar os dados coletados, chega o momento em que eles são apresentados aos patrocinadores e gestores do projeto.

Com números e análises em mãos, há um trabalho em conjunto para definir quais aspectos são positivos na empresa e que precisam ser cada vez mais fortalecidos. E também há as questões a serem consideradas como melhorias.

Tenha sempre claro: o que será melhorado, como será melhorado e qual o resultado esperado da melhoria a ser realizada. Além de saber o que precisa ser feito, você terá a base para medir o desenvolvimento de cada ação; ou seja, o que está sendo realizado, o que não foi realizado, o que teve dificuldade de ser realizado.

Cuidado com a quantidade de ações definidas: defina somente aquilo que é possível ser realizado. Mais vale ter uma ação que todos os envolvidos conseguem realizar, do que ter dez ações definidas e nenhuma delas ser colocada em prática.

Feito isso, defina os responsáveis em executar cada ação de melhoria definida. Lembre-se: os responsáveis por cada ação são gestores e patrocinadores envolvidos no projeto.

Defina os prazos para conclusão dessas ações dentro do período planejado no cronograma do projeto.

Crie um painel com as ações definidas, responsáveis e prazos para facilitar a visualização de todos.

Como compartilhar os resultados

Esta etapa é crucial no projeto da Pesquisa de Clima Organizacional: é o momento em que todas as pessoas que responderam o questionário, terão o retorno das ações de melhoria que acontecerão na empresa.

Doa a quem doer, uma vez que a empresa se propôs em ouvir as sugestões das pessoas, situações identificadas como oportunidades de melhoria devem ser divulgadas para as pessoas.

Se as ações de melhoria são conhecidas apenas por quem conduziu o projeto da Pesquisa de Clima, pode-se provocar insegurança nas pessoas que responderam o questionário e, além disso, há o risco de pouca ou nenhuma melhoria acontecer na empresa.

Para que as apresentações dos resultados e ações de melhoria sejam dinâmicas e acessíveis em responder às dúvidas das pessoas, faça pequenos grupos: reúna os setores, em conjunto com seus gestores.

Quando se tratar de um setor com maior número de pessoas, também o divida em pequenos grupos para a apresentação.

Elabore slides com os gráficos de cada questão; explique ao grupo como está o índice de satisfação com determinada situação.

Mescle a apresentação dos dados com as ações de melhorias relacionadas; desta forma, as pessoas conseguem visualizar o que será feito àquilo que elas sugeriram como ponto a ser melhorado.

Deixe o esclarecimento de dúvidas das pessoas ao final da apresentação, para que o grupo não se disperse.

Acompanhe as melhorias implementadas

Utilize o painel de ações para acompanhar a implantação de cada uma delas. O painel te guiará nas abordagens com cada gestor, prazos e registros de status das ações de melhoria.

Realize reuniões com os gestores de cada ação para levantar o andamento de cada uma delas, dificuldades e possíveis ajustes.

Ao final do projeto, uma nova reunião com os patrocinadores e gestores deve ser realizada para apresentar o “antes” e o “depois” do projeto da Pesquisa de Clima.

Essa reunião serve para apresentar o que de fato mudou e não mudou na empresa; o quão eficaz foi o Projeto da Pesquisa de Clima para a empresa e definir as diretrizes para a próxima Pesquisa de Clima.

Referências

BARBI, Fernando C. Gestão de Projeto. Disponível em: http://www.gestaodeprojeto.info/introducao Acesso em 02/04/2017,

CIERCO, Agliberto A.; MENDES, João Ricardo B., MONAT, André S., NASCIMENTO, Fernando P. Gestão de Projetos. FGV Management, 2011.

FERREIRA, Patricia I. Clima organizacional e qualidade de vida no trabalho. LTC – Livros Téc. E Científicos (Grupo Gen), 2013.

REGATO, Vilma C. Psicologia nas Organizações. LTC – Livros Téc. E Científicos (Grupo Gen), 2014.

Keila Gonçalves

(43) 3344-2282 | (43)9 9929 0180

keilagon@gmail.com

Edifício Comercial Senador

Rua Senador Souza Naves, 771, térreo.

Londrina | PR