Como desenvolver uma Pesquisa de Clima eficaz
Introdução
Clima Organizacional refere-se ao impacto do contexto profissional que as pessoas vivenciam em seu trabalho. Alguns exemplos: as condições físicas em uma fábrica que ocasionam altos índices de falta ao trabalho. Ou a relação de uma equipe com seu gestor que leva alguns profissionais da equipe a pedirem demissão.
Parte da maneira como as pessoas se comportam no trabalho é fruto de sua interação com a empresa. A outra parte que interfere na relação entre empresa e profissionais é a história de vida de cada pessoa e da empresa: quais são os seus valores, princípios e crenças.
Com histórias e motivações diferentes, sabemos que não é possível agradar a todos e em tudo! É possível identificar alguns aspectos que sejam comuns entre pessoas e empresa, de forma que o ambiente profissional seja adequado para se trabalhar.
Porém, não é possível a empresa se fundamentar em certas situações para fazer melhorias. É necessário ter algumas métricas e que gerem ações concretas, de forma que a melhoria seja “certeira”. Ou seja, que as ações traduzam estímulos que se relacionem com o comportamento das pessoas no trabalho.
Planeje o projeto da Pesquisa de Clima
Esta fase é o alicerce para que a Pesquisa de Clima se sustente. Comece pelo escopo do projeto: qual o objetivo do projeto, o que ele deve entregar para a empresa.
Ao definir o objetivo do projeto, leve em conta tudo o que precisa ser feito para que a Pesquisa de Clima aconteça: quais as ações que devem ser feitas, e que sejam possíveis de serem feitas,
Para desenhar as possíveis ações, você precisa pensar no perfil das pessoas que serão envolvidas no projeto: as pessoas sabem o que é Clima Organizacional? Elas sabem como funciona e para quê serve a Pesquisa de Clima Organizacional?
Além disso, pense no momento atual da empresa. Considere os principais fatores que podem impactar o projeto de forma positiva e negativa.
Defina os marcos do projeto, ou seja: as evidências que demonstrem a conclusão de cada etapa; eles também apontam possíveis ajustes que podem ser feitos na execução do projeto.
Planeje as técnicas para coleta e tabulação dos dados
Utilize técnicas que se adequem ao perfil da empresa e que não prejudiquem o projeto da Pesquisa de Clima.
Por exemplo: em setores onde será coletada a maior parte dos dados, o mais adequado é utilizar a técnica do questionário com questões objetivas.
A técnica do questionário com questões objetivas:
§ Facilita a coleta de dados: útil para levantar informações com grupos de profissionais acima de 20 pessoas; por exemplo: setores fabris, setores de vendas e telemarketing. Agiliza o tempo da aplicação do questionário, a tabulação e analise dos dados.
[if ppt]§[endif] Não fornece algumas informações em detalhes: como são questões que fornecem opções de respostas, não há espaço para as pessoas manifestarem de forma descritiva o seu ponto de vista.
[if ppt]§[endif] Para este questionário, recomenda-se algumas questões abertas para que as pessoas coloquem seu ponto de vista; é útil para complementar as análises dos dados.
O questionário com questões subjetivas ou abertas é o método mais completo para levantamento de informações.
Demanda mais tempo, pois recomenda-se a realização de entrevistas com cada profissional escolhido.
Geralmente as entrevistas são realizadas com profissionais que ocupam cargos-chave na organização e também os que ocupam cargos de gestão e liderança.
Para a tabulação dos dados, é possível realizá-la em planilha eletrônica do excell. Não há custos e é possível utilizar fórmulas para levantar informações com agilidade.
Também há opção de softwares para tabulação dos dados; a vantagem do software é que ele possibilita as pessoas responderem o questionário de forma online.
Além disso, alguns softwares tabulam e analisam os dados coletados.
Sugestões de softwares:
Sphinx (http://www.sphinxbrasil.com),
SPSS (http://www.spss.com)
MINITAB (http://www.minitabbrasil.com.br/).
Elabore o Questionário
Para elaborar o questionário, pense no objetivo de cada questão, o que cada questão busca identificar.
Elabore questões de acordo com a linguagem de seu público, de forma a facilitar a compreensão das mesmas.
Procure mesclar o questionário com questões objetivas e questões abertas. Considere as questões abertas como um para as pessoas descreverem as situações que são consideradas relevantes para a empresa conhecer.
Por exemplo: em uma questão o objetivo é identificar como as pessoas avaliam os relacionamentos entre setores. Neste caso, é necessário compreender, em detalhes, como estes relacionamentos funcionam na empresa?
Caso sim, trata-se de uma questão aberta. Caso não seja necessário, forneça uma escala de respostas.
Para que a escala de respostas não fique confusa, forneça 4 opções; por exemplo: Insatisfeito, Parcialmente satisfeito, Satisfeito, Totalmente satisfeito. Ou: Não concordo, Concordo parcialmente, Concordo, Concordo totalmente.
Caso seja necessário realizar entrevistas como forma para a coleta de dados, procure compreender a opinião da pessoa de forma livre, como ela pensa sobre determinado assunto.
Evite algumas perguntas como: “porque você acha que é necessário ter feedback na empresa?”; “O que você acha do seu líder?”.
Essas mesmas perguntas podem ser feitas assim: “Qual a importância do feedback na empresa?”; “Como você considera a atuação do seu líder?”.
Cronograma
Crie um cronograma que contemple todas as etapas do projeto: sempre com data de início e data de término para cada etapa.
Torne cada etapa clara para que as pessoas envolvidas no projeto entendam e se envolvam com cada passo a ser dado.
O horário para aplicar o questionário da pesquisa faz toda a diferença: Planeje a aplicação da pesquisa fora dos dias e horários de pico do setor.
Nunca se esqueça: considere no cronograma a tabulação e análise dos dados bem como o acompanhamento posterior das melhorias implementadas.
Defina com a empresa a melhor frequência de aplicação da pesquisa: semestral, anual ou bimestral.
Selecione os envolvidos no projeto
Nada sai do lugar se não envolvemos as outras pessoas. Cada envolvido deve ter o seu papel claro na Pesquisa de Clima.
Defina quem serão os patrocinadores do projeto, ou seja, quem são os principais apoiadores para a pesquisa de clima acontecer.
Feito isso, atue em conjunto com os patrocinadores para envolver os Diretores, Gestores e Líderes no projeto. Os patrocinadores reforçam a credibilidade do projeto e, consequentemente, contribuem para que os gestores da organização “assumam a bandeira” para que suas equipes participem.
Além disso, o apoio dos patrocinadores ajuda a consolidar o comprometimento dos gestores com o projeto da Pesquisa de Clima, pois os gestores serão o diferencial na gestão das melhorias na empresa.
Envolva os gestores no desenvolvimento do projeto: apresente à eles o status de cada etapa. Ao se sentirem envolvidos, eles irão te ajudar em qualquer dificuldade que possa surgir.
Delegue as atividades de aplicação, tabulação e análise dos dados; não deixe estas três responsabilidades apenas para uma pessoa. Enquanto uma mesma pessoa aplica a pesquisa e tabula os dados coletados, outra pessoa pode analisá-los.
Valide o questionário
Com os papéis definidos, nesta etapa os patrocinadores e gestores participam na validação do questionário: tanto de questões objetivas quanto de questões abertas.
É importante reforçar que sempre seja considerado o objetivo de cada questão, o que se busca identificar.
Após a validação do questionário, o próximo passo é aplicar a pesquisa com todos os profissionais da empresa.
Como priorizar as melhorias
Após analisar os dados coletados, chega o momento em que eles são apresentados aos patrocinadores e gestores do projeto.
Com números e análises em mãos, há um trabalho em conjunto para definir quais aspectos são positivos na empresa e que precisam ser cada vez mais fortalecidos. E também há as questões a serem consideradas como melhorias.
Tenha sempre claro: o que será melhorado, como será melhorado e qual o resultado esperado da melhoria a ser realizada. Além de saber o que precisa ser feito, você terá a base para medir o desenvolvimento de cada ação; ou seja, o que está sendo realizado, o que não foi realizado, o que teve dificuldade de ser realizado.
Cuidado com a quantidade de ações definidas: defina somente aquilo que é possível ser realizado. Mais vale ter uma ação que todos os envolvidos conseguem realizar, do que ter dez ações definidas e nenhuma delas ser colocada em prática.
Feito isso, defina os responsáveis em executar cada ação de melhoria definida. Lembre-se: os responsáveis por cada ação são gestores e patrocinadores envolvidos no projeto.